Bộ Microsoft Office 2016 cuối cùng cũng đã ra mắt cho Windows 10. Đây là một bộ Office đầy đủ tính năng và nhắm đến đối tượng chủ yếu là những người dùng chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp, nhưng với người dùng cá nhân như mình và bạn mà muốn dùng thì cũng cứ download về xài thôi không sao cả. Tính năng nổi bật của Office 2016 đó là hỗ trợ giao diện tiếng Việt khá đầy đủ, Word 2016 thì cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa 1 file mà không phải làm mới liên tục, tìm kiếm thông minh Smart Look Up, ngoài ra còn có ứng dụng tạo slide thuyết trình Sway cũng khá hay nhưng mình sẽ chia sẻ nó trong một bài viết riêng. Còn trong bài này, mình chỉ tập trung nói về tiếng Việt và cách thức làm việc nhóm mà thôi.

​
1. Giao diện tiếng Việt

Mình khá bất ngờ khi thấy bộ Office nay đã hỗ trợ tiếng Việt ngay từ những bước cài đặt đầu tiên. Có thể bạn cảm thấy không quen dùng tiếng Việt hoặc thậm chí là khó chịu nhưng đây thực sự là chức năng nên có cho những người dùng mới tiếp cận máy tính hoặc những người không rành tiếng Anh. Từ công đoạn cài, thiết lập cho đến giao diện bên trong, hầu như tất cả đều đã Viết hóa hết. Mà đáng khen ở đây đó là Microsoft dịch khá dễ hiểu và tương đối sát với từ tiếng Anh nên dù cho bạn đã quen xài tiếng Anh thì vẫn có thể nhanh chóng tiếp cận với giao diện tiếng Việt ngay.


2. Thử tính năng chỉnh sửa thời gian thực

Đây mới là nhân vật chính của bài này. Chức năng này đã có trên Google Drive từ rất lâu và mãi đến bây giờ Microsoft mới mang vào bộ phần mềm văn phòng của mình. Cũng cần nói thêm rằng kể từ Office 2013 Microsoft cũng đã cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa 1 file lưu trên OneDrive, vấn đề là bạn không được chỉnh sửa theo thời gian thực. Tức là nếu bạn và 2 người nữa cùng gõ một văn bản thì 2 người kia sẽ không thấy bạn gõ gì, ngược lại, bạn cũng không thấy được thay đổi mà họ đang thực hiện. Chỉ khi nào bạn lưu văn bản và tải lại thì mới thấy những thay đổi mới. Microsoft có áp dụng cơ chế theo dõi thay đổi để trộn những thay đổi lại với nhau mà không làm mất nội dung.


Còn với Office 2016, tính năng làm việc nhóm thực thụ đã xuất hiện. Giờ đây, khi bạn bè, đồng nghiệp của bạn gõ gì thì ngay lập tức trên màn hình Word cũng sẽ xuất hiện theo, không phải lưu file, không phải tải lại tài liệu gì cả. Nếu bạn từng dùng Google Drive / Docs rồi thì chức năng này hoạt động y chang như vậy. Tất nhiên, con trỏ nhập liệu của mỗi người sẽ xuất hiện, bạn chỉ cần rê chuột vào là sẽ biết người đó là ai, tên gì, và đang nhập gì.

​
Giả sử như bạn có một tài liệu mới hoàn toàn cần chia sẻ cho đồng nghiệp, Office 2016 cũng sẽ cho bạn làm điều đó trực tiếp trong phần mềm luôn chứ không cần lên web, thậm chí cả việc gửi thư mời cho họ cũng thế. Yêu cầu duy nhất đó là file của bạn phải được lưu trên OneDrive vì dịch vụ này là nền tảng cho cơ chế đồng bộ mới của Office 2016.


Tính năng chỉnh sửa thời gian thực không bắt buộc các thành viên trong nhóm phải có Office 2016 cài trên máy họ. Nếu có thì dùng, còn không thì bạn vẫn có thể biên tập trực tiếp trên Office Online - công cụ nền web do chính Microsoft xây dựng và cũng hoạt động khá tốt. Tương tự như Office 2016, những thay đổi do các thành viên khác thực hiện cũng được hiển thị thời gian thực lên trình duyệt cho bạn xem, và ngược lại, mọi dòng chữ, định dạng hay hình ảnh bạn ghi vào cũng xuất hiện ngay lập tức trên máy tính của những người còn lại.

Nếu bạn cần chia sẻ file cho một ai đó nhưng không muốn họ chỉnh sửa, Office 2016 hỗ trợ bạn cơ chế phân quyền để làm điều đó. Ví dụ, với một file dự án, bạn có thể cho các thành viên trong nhóm quyền chỉnh sửa, thay đổi nội dung, nhưng còn thành viên ngoài nhóm hay người bên đối tác thì chỉ có quyền xem thôi chứ không can thiệp gì được. Kiểu phân quyền này rất cần thiết và nó sẽ hạn chế việc chỉnh sửa trái phép vào tài liệu, nhất là những tài liệu quan trọng dùng ở công ty, cơ quan. Bạn cũng sẽ quản lý được danh sách những người đã chia sẻ bằng một bảng nằm ở cạnh phải màn hình.


Nhưng lỡ như người bạn muốn chia sẻ file chưa đăng kí tài khoản Microsoft thì sao? Không sao, bạn vẫn có thể gửi thư mời cho họ ngay từ Word 2016, trong email gửi đến người đó sẽ có kèm link dẫn tới tài liệu và họ hoàn toàn có quyền edit mà không cần đăng nhập gì thêm (lúc đó sẽ hiện là "Khách" đang chỉnh sửa). Những thay đổi tất nhiên cũng được đồng bộ thời gian thực y như bình thường.

Điểm hạn chế của tính năng làm việc nhóm đó là chỉ mới có Word là sở hữu chức năng này, các app khác sẽ dần được Microsoft bổ sung trong thời gian tới. Mình đang rất mong đến ngày Excel và PowerPoint cũng có bởi mình rất thường hay phải soạn các slide thuyết trình chung với nhóm để thuyết trình cho đối tác. Hiện tại công việc này được thực hiện trên Google Slides nên phải thông qua trình duyệt khiến hiệu năng không cao, trên máy Mac của mình thì Slides còn bị lỗi gõ tiếng Việt khá khó chịu.

Điểm hạn chế thứ hai đó là việc đồng bộ chưa diễn ra thật sự nhanh, nhất là với những thay đổi nào liên quan đến việc định dạng văn bản. Ví dụ, nếu hai người cùng chỉnh sửa 1 file thì những gì người này gõ thì gần như hiện ra ngay tức thì bên người kia, nhưng khi thử bold một chữ thì phải chờ rất lâu thay đổi này mới đồng bộ sang. Trong khi đó, trên Google Docs hay Drive thì thay đổi gì đi nữa, kể cả việc định dạng, cũng được thể hiện gần như tức thời. Tương tự, nếu bạn paste một nội dung vào thì việc đồng bộ cũng vô cùng chậm chạp, trong khi bên Docs thì thấy ngay lập tức. Có vẻ như Microsoft chỉ làm tốt phần đồng bộ chữ nhập vô, còn những thứ khác thì có độ trễ. Hi vọng điều này sẽ được cải thiện.

Tóm lại, Word 2016 có cải thiện về mặt giao diện, tiếng Việt khá ngon lành nhưng chế độ chỉnh sửa theo thời gian thực vẫn còn khá sơ khai. Tốc độ đồng bộ chỉ nhanh khi nhiều người cùng gõ chữ, còn nếu áp dụng định dạng hay canh chỉnh văn bản thì phải một thời gian rất lâu sau thay đổi đó mới xuất hiện trên máy tính của người khác. Hi vọng chúng ta sẽ tiếp tục thấy thêm những cỉa tiến khác để tính năng biên tập nhiều người này trở nên tốt hơn.