Bài viết này sẽ tổng hợp một số các thủ thuật hữu ích khi sử dụng bộ phần mềm soạn thảo Office 2013. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Thiết lập Computer là tùy chọn lưu trữ mặc định

Office 2013 cung cấp một số các tùy chọn lưu trữ tập tin bao gồm SkyDrive và máy tính (Computer). Tuy nhiên, bạn lại thường xuyên sử dụng tùy chọn Computer để lưu trữ và muốn thiết lập tùy chọn này thành mặc định để tiết kiệm vài thao tác thì bạn có thể áp dụng cách tùy chỉnh sau đây.


Trong ứng dụng Office 2013 đang mở, bạn truy cập vào FILE > Options. Cửa sổ thiết lập Options xuất hiện, bạn nhấn vào nhóm tùy chọn Save và đánh dấu vào tùy chọn Don’t show the Backstage when opening or saving files hoặc Save to Computer by default. Sau đó nhấn OK để lưu lại là xong.

Tắt tính năng Office Upload Center

Tính năng Office Upload Center được ra mắt trong phiên bản Office 2010 và được đổi tên thành Upload Center trong Office 2013. Nhìn chung thì tính năng khá hữu ích cho người dùng thường xuyên làm việc có kết nối mạng để đồng bộ hóa các tài liệu trên máy tính vào kho lưu trữ đám mây cá nhân. Tuy nhiên, bạn nên vô hiệu hóa tính năng này để giúp cho các bạn vào internet nhanh hơn vì tính năng này ngốn khá nhiều lưu lượng đường truyền.


Để tắt tính năng này, bạn hãy truy cập vào thư mục cài đặt của Office 2013 theo đường dẫn “C:\Program Files\Microsoft Office\Office15”, sau đó nhập vào ô tìm kiếm cụm từ khóa “MSOUC.EXE”


Khi đã tìm ra, bạn hãy nhấn phải chuột vào tập tin này và chọn Rename để đổi tên nó sang tên bất kỳ là xong.

Vô hiệu hóa tính năng Protected View


Ở Office 2013, tính năng Protected View cho phép người dùng mở xem các tập tin văn bản tìm ẩn nguy cơ trong chế độ giới hạn để giảm thiểu tối đa hiểm họa cho hệ thống. Do vậy, khi bạn mở các văn bản tải về từ internet hay chép từ máy khác sang và mở bằng các ứng dụng trong Office 2013 do đó thỉnh thoảng sẽ bị chặn không xem được nội dung.


Nếu bạn không thích tính năng này, có thể vô hiệu hóa nó bằng cách truy cập vào FILE > Options trong ứng dụng Office 2013 đang mở. Tại cửa sổ Options, bạn nhấn chọn Trust Center > Trust Center Settings > Protected View. Sau đó lần lượt bỏ dánh dấu tại các dòng Enable Protected View for files originating from the Internet và Enable Protected View for files located in potentially unsafe locations. Sau đó nhấn OK để lưu lại là xong.

Giấu văn bản

Trong khi soạn thảo văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn văn bản nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy tiến hành bôi đen đoạn văn bản đó. Tiếp theo truy cập vào tab HOME và nhấn vào biểu tượng mở rộng, tiếp đó đánh dấu vào tuỳ chọn Hidden và sau cùng là Ok đế thấy được kết quả.


Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy cập vào FILE > Options, trong cửa sổ tùy chỉnh Options, bạn hãy nhấn vào nhóm tùy chọn Display và đánh dấu vào tùy chọn Hidden text, sau đó nhấn OK là xong.


Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.

Thêm tùy chọn máy tính vào thanh thao tác nhanh

Nếu cần tính toán, bạn thường sử dụng ứng dụng máy tính của sẳn trong Windows. Tuy nhiên, có một điều bạn có thể chưa biết là Microsoft cũng tích hợp sẳn vào các ứng dụng soạn thảo của Office, kể cả Office 2013. Để thêm tùy chọn này vào ứng dụng soạn thảo, bạn hãy truy cập vào FILE  > Options, nhấn vào nhóm tùy chỉnh Quick Access Toolbar, bạn hãy nhấn chọn Calculate Now và chọn Add để chuyển nó sang khung bên phải. Sau đó nhấn OK để lưu lại.


Khi quay lại giao diện chính, bạn sẽ thấy biểu tượng của máy tính đã xuất hiện sẳn. Khi sử dụng, bạn chỉ cần viết biểu thức tính toán sẳn, sau đó bôi đen chúng và nhấn vào biểu tượng máy tính là xong


Thay đổi nhanh vị trí đoạn văn bản theo cách mới

Khi cần cắt và dán đoạn văn bản nào đó khi soạn thảo, bạn thường sử dụng tỗ hợp phím Ctrl + X và Ctrl + V hoặc lệnh Copy/Paste trong menu chuột phải. Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn đó là khi bạn bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển, hãy nhấn phím F2, sau đó di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần dán và nhấn phím ENTER là xong.


Kích hoạt tính năng lưu tự động

Lời khuyên mà người dùng có kinh nghiệm thường dành cho bạn khi soạn thảo văn bản là “hãy lưu dữ liệu mọi lúc”, kèm theo đó là tổ hợp phím tắt Ctrl + S “huyền thoại”. Tuy nhiên, có một cách nhanh hơn và “tự động”, bằng cách kích hoạt tính năng lưu tự động.


Để kích hoạt, bạn hãy truy cập vào FILE  > Options ở ứng dụng đang mở. Sau đó nhấn vào nhóm tùy chỉnh Save rồi sau đó tiến hành đánh dấu và thiết lập vào các 03 tùy chọn bao gồm 2 tùy chọn Save AutoRecover info every với thiết lập thời gian giữa 2 lần lưu cùng khả năng lưu nhanh khi ứng dụng bị đóng bất ngờ và tùy chỉnh đường dẫn lưu trữ.
Khi đã ưng ý, nhần OK để lưu lại là xong.

Thay đổi nhanh định dạng đoạn văn bản

Nếu bạn đang soạn thảo văn bản và nhận thấy rằng yêu cầu của đoạn văn bản này cần viết hoa hoặc viết thường nhưng hiện tại bạn đang làm điều ngược lại thì chắc hẳn sẽ rất khó chịu nếu phải xóa hết và gõ lại từ đầu phải không?


Có một cách đơn giản hơn đó là bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Shift + F3 để nhanh chóng thay đổi định dạng của toàn đoạn văn bản mình đã bôi đen và cần chuyển đổi.Tùy theo bạn nhấn phím F3 mấy lần để nhận được kết quả tương ứng.

Xóa định dạng của văn bản

Khi sao chép một đoạn văn bản từ web hoặc từ tập tin khác, có thể đoạn văn bản của bạn sẽ mang theo các định dạng mà tác giả trước đó đã gáng cho nó. Do đó sau khi dán đoạn văn bản vào tài liệu của mình, bạn nên tiến hành xóa định dạng cho nó để phù hợp với văn bản mà bạn đang soạn thảo.


Để xóa định dạng văn bản, khi dán văn bản đã sao chép vào ứng dụng đang soạn thảo sẽ có một hộp thoại gợi ý xuất hiện, bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng và chọn vào biểu tượng có chữ A kèm theo. Hoặc nhanh hơn, bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Space Bar.

Vô hiệu hóa Mini Toolbar

Mini Toolbar giúp người dùng nhanh chóng thiết lập định dạng khi được bôi đen trong ứng dụng của Office 2013. Tuy nhiên, đôi khi người dùng lại cảm thấy nó khá vướng véo và muốn vô hiệu hóa.


Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn hãy truy cập vào FILE > Options trong ứng dụng soạn thảo đang mở. Trong cửa sổ Options, bạn hãy tìm và bỏ đánh dấu ở tùy chọn Mini Toolbar, cuối cùng nhấn OK để lưu lại thay đổi.


Vô hiệu hóa tính năng khóa tập tin không rõ nguồn

Office 2013 được Microsoft nâng cao khả năng bảo mật nên có thể bạn sẽ gặp phải trục trặc khi mở các tập tin đính kèm mà người khác gửi qua email cho bạn. Nếu cố gắng mở tập tin bạn có thể nhận ra Office sẽ không những từ chối mở, mà còn không cung cấp giải pháp hỗ trợ.


Tuy nhiên, nếu chắc chắn về độ an toàn của tập tin, bạn có thể vô hiệu hóa tính năng bảo mật của Office 2013 để xem nội dung thì bạn có thể áp dụng phương pháp nhấn phải chuột vào tập tin và chọn Properties. Trong hộp thoại Properties, bạn hãy nhấn vào nút Unblock ở tab General và nhấn OK là xong.


Lý do các tập tin không thể mở được là vì nó xuất phát từ một máy tính khác – Và Office xem đó là mối đe doạ bảo mật. Cảnh giác này của Office rất đáng khen ngợi, nhưng nó cũng gây khó chịu vô cùng.

Tạo mật khẩu cho tập tin PDF

Như đã biết thì định dạng PDF đã chính thức được Microsoft bổ sung hỗ trợ trong Office 2013. Do đó người dùng có thể dễ dàng tạo, xem và chỉnh sửa các tập tin PDF trực tiếp trong Office 2013 bằng ứng dụng Word 2013. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin PDF bằng chính ứng dụng Word 2013.


Để tiến hành tạo mật khẩu cho tập tin PDF bằng Word 2013, bạn hãy khởi động Word 2013 lên và tiến hành soạn thảo 1 tập tin PDF bất kỳ nào đó. Sau đó truy cập vào FILE > Save as. Ở cửa sổ thiết lập vị trí và định dạng tập tin, bạn hãy lựa chọn PDF và nhấn tiếp vào Options.


Hộp thoại "Options" sẽ xuất hiện, bạn hãy tìm đến và đánh dấu vào dòng "Encrypt the document with a password". Sau đó nhấn OK.


Hộp thoại thiết lập mật khẩu sẽ xuất hiện. Bạn hãy nhập mật khẩu cần thiết lập vào tập tin PDF và nhấn OK để lưu lại. Sau đó bạn sẽ được đưa trở lại hộp thoại Save as, bạn hãy nhấn "Save" để lưu lại tập tin là xong.


Tạo phím tắt để thao tác nhanh trong Word 2013

Office 2013 không đặt sẵn quá nhiều phím tắt. Tuy nhiên, người dùng sẽ có thể tự tạo ra chúng để tiện cho công việc của mình bằng cách truy cập vào FILE > Options. Trong cửa sổ Options, bạn nhấn vào nhóm tùy chỉnh Customize Ribbon và nhấn vào Customize…


Cửa sổ Customize Keyboard xuất hiện. Bây giờ bạn hãy lựa chọn những thao tác mình muốn thiết lập phím tắt, sau khi đã tìm thấy thao tác muốn đặt phím tắt, hãy để ý tới phần Current keys, ở lệnh Strikethrough, phần Current keys bị bỏ trống, điều đó có nghĩa rằng lệnh này chưa được đặt phím tắt. Do đó, hãy nhấn vào ô “Press new shortcut key” và bạn bắt đầu có thể điền phím tắt mà bạn muốn gán cho lệnh trên rồi ấn Assign là xong.


Xóa danh sách tập tin được mở gần đây

Giống như các phiên bản trước, các ứng dụng trong Office 2013 cũng lưu lại danh sách các tập tin mà bạn đã mở trước đó để người dùng có thể truy cập lại một cách nhanh hơn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, tính năng này sẽ khiến bạn khó chịu vì đôi lúc nó lại hiển thị các tập tin nhạy cảm trong khi người khác đang nhìn vào màn hình của bạn hoặc hiển thị các tài liệu mà bạn không còn mở nữa.


Để xóa danh sách này, bạn hãy mở ứng dụng trong Office 2013 lên, bạn nhấp chuột phải vào 1 trong các tài liệu bất kỳ và chọn Clear unpinned Documents để xóa toàn bộ hoặc nếu muốn xóa 1 tài liệu nhất định, bạn nhấp chuột phải vào tài liệu muốn xóa và chọn Remove from list là xong.

Dịch thuật nhanh

Office 2013 mang đến nhiều tính năng khá mới mẻ và hầu hết chúng đều chưa được người dùng khám phá, trong đó có tính năng Mini Translator language. Đây là tính năng dịch nhanh văn bản trong Word 2013 thông qua bộ máy dịch thuật Bing Translator của chính Microsoft.
Để kích hoạt tính năng này, bạn hãy khởi động ứng dụng Word 2013 lên và truy cập vào tab Review, sau đó nhấn vào biểu tượng Translate và chọn Choose Translation Language.


Hộp thoại Translation Language Options xuất hiện, bạn hãy tiến hành thay đổi giá trị ở nhóm tùy chọn Choose Mini Translator language mục Translate to thành ngôn ngữ mà bạn muốn dịch sang. Sau đó nhấn OK để lưu lại thiết lập.


Tiếp theo bạn hãy quay lại tab Review trên Word 2013 và nhấn vào Mini Translator để kích hoạt hộp thoại dịch nhanh.


Bây giờ, mỗi khi bạn cần dịch một đoạn văn bản nào đó sang ngôn ngữ mà mình đã thiết lập, bạn chỉ việc bôi đen nó. Lập tức một hộp thoại sẽ xuất hiện với nội dung là văn bản đã được dịch. Bạn hãy rê chuột vào hộp thoại này để xem rõ hơn nội dung hoặc tiến hành sao chép hay nghe phát âm nếu muốn.


Thiết lập thuộc tính khi dán (Paste) dữ liệu vào Word

Khi bạn sao chép một nội dung nào đó từ nguồn bên ngoài, và khi dán vào Word hay ứng dụng soạn thảo nào đó của Office 2013, định dạng của nội dung đó sẽ được giữ nguyên trạng. Tuy nhiên, có thể định dạng này sẽ không phù hợp với tình trạng soạn thảo tài kiệu mà bạn đang áp dụng, do đó bạn nên điều chỉnh lại đôi chút thuộc tính của việc dán (Paste) dữ liệu vào Word bằng cách làm sau đây.


Hãy truy cập vào tab Home, sau đó nhấn vào mũi tên bên dưới tùy chọn Patse và chọn Set Default Page.


Hộp thoại Word Options trong màn hình Advanced hiện ra, bạn tìm đến mục Cut, copy, and paste rồi chọn Keep Text Only ở trường Pasting within the same document. Sau đó, bạn bấm OK để lưu thay đổi và đóng hộp thoại Word Options.


Bây giờ, bạn đã có thể dùng Ctrl + V để dán văn bản từ một chương trình khác vào Word 2013 mà không cần phải lo lắng lỗi định dạng, vì nó sẽ tự động dán văn bản thường không bao gồm hình ảnh, liên kết, định dạng trong văn bản gốc. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng thay đổi định dạng văn bản đã dán theo ý muốn.

Khôi phục tập tin Word bị lỗi

Trong quá trình chỉnh sửa, xem các tập tin Word, rất có thể bạn sẽ gặp phải trường hợp khi mở một tập tin nào đó thì thay vì giao diện Word xuất hiện mà lại là hộp thoại File Conversion cùng với một loạt các ký tự lung tung khó hiểu. Đó là do tập tin mà bạn đang mở đã bị lỗi.


Trường hợp này bạn có thể giải quyết bằng cách nhấn Cancel ở hộp thoại File Conversion. Sau đó khởi động Word lên và nhấn vào FILE > Open, điều hướng đến vị trí tập tin bị lỗi và chọn Recover Text from Any File, sau đó nhấn Open.


Tập tin Word sẽ hiện ra cùng theo đó là hộp thoại Show Repairs xuất hiện. BẠn hãy nhấn vào lựa chọn đầu tiên trong hộp thoại và nhấn Go To để khôi phục lại.


Thêm “bản quyền” vào nội dung tập tin

Bản quyền hay Watermark trong Office là nội dung được ẩn bên dưới nền nội dung tập tin. Bạn có thể thêm vào tùy chọn này nhằm bảo vệ dữ liệu nội dung của tập tin hoặc đơn giản hơn là “đánh dấu chủ quyền”. Office 2013 không chỉ hỗ trợ người dùng đóng bản quyền bằng nội dung chữ mà còn bằng cả hình ảnh. Nếu bạn quan tâm, có thể tham khảo cách làm như sau:


Sau khi soạn thảo nội dung xong, bạn hãy nhấn vào tab Design, sau đó tìm đến tùy chọn Watermark trong phần Page Background.


Ở đây bạn sẽ được cung cấp các dấu bản quyền cơ bản, như Confidential, Disclaimers và Do Not Copy. Nếu không muốn sử dụng watermark hoặc tình trạng tài liệu đã thay đổi thì bạn có thể loại bỏ dấu bản quyền bằng cách nhấn vào Remove Watermark.


Ngoài ra, bạn cũng có thể đóng dấu bản quyền bằng hình ảnh nếu nhấn vào tùy chọn Custom Watermark. Khi đó hộp thoại Printed Watermark xuất hiện, bạn hãy nhấn vào Picture watermark.


Tiếp đó nhấn vào tùy chọn Select Picture... và chọn vị trí hình ảnh màn bạn muốn chọn làm dấu bản quyền cho tài liệu từ các gợi ý được cung cấp.


Sau đó nhấn Apply > OK > Close để áp dụng thay đổi.


Và đây là kết quả.


Khá đơn giản phải không?[/center]